Mit den GDPdU kam es zu einer weiteren Forderung nach Transparenz der aufgezeichneten Daten bis hinunter zur feinsten Datenstruktur. Mit SOX (Sarbanes-Oxley) haben sogar die Amerikaner, wenn auch etwas spät und gezwungen durch white-color Delikte, die Notwendigkeit der Transparenz der Aufzeichnungen von Geschäftshandlungen erkannt. Für die Wertpapierhändler wird durch MiFID und TUG das Ganze noch nach innen und außen verschärft.

Transparenz heißt doch schließlich nichts anderes, als durch Dokumentation und Information Geschäftsereignisse, Sachverhalte und Aufzeichnungen durchschaubar zu machen; und plötzlich wird aus der meist–ignorierten Vorschrift zur Führung der „Verfahrensdokumentation“ ein ganz heißes Eisen. So heiß, dass es von den meisten Unternehmen gar nicht angefasst wird. Aber Vorsicht der Fiskus schläft nicht! Die BAFIN erst recht nicht.

Dokumentation ist scheinbar nicht neues – ein alter Hut?. Neu ist allerdings, dass eine vernünftige Dokumentation ein klares Bild der ständig sich ändernden Wirklichkeit liefern muss. Doch das geht nicht ohne ein Modell; dies geht nicht ohne ein intuitiv verständliches Modell, dass durch systemtechnische Unterstützung einen unmittelbaren Zugang ermöglicht. Die Zeiten, dass man dies in Lehmsteine ritzen konnte sind vorbei.

Auch für die Dokumentation braucht es ein unternehmensglobales Modell: Angefangen von der einfachsten Anwendung über die Darstellung von Prozessen bis zu IKS und Risikomanagement. Benötigt wird hierzu eine einzige Informationsplattform die es ermöglicht, dass Transparenz über die innere Ereigniswelt des Unternehmens hergestellt wird, damit die betroffenen Personengruppen wie Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer etc. das Testat bzw. die Betriebsprüfung ruhigen Gewissens absegnen können.

Wer die bestehenden und neuen Transparenzforderungen ignoriert oder unterschätzt, tappt unweigerlich in diese Gesetzesfalle – und das kann teuer werden! Wer nicht in diese Falle tappen will, sollte schleunigst nach passenden Lösungen Ausschau halten. Und wer trägt in ihrem Unternehmen die Verantwortung?