Die „Grundsätze ordnungsmäßiger dv-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) verlangen vom Buchführungspflichtigen eine umfangreiche „Verfahrensdokumentation“. Der Außenprüfer soll, so fordert es das Gesetz, mit dieser Dokumentation schnell ein umfassendes Bild der DV-Buchführung erhalten.

Wenige Minuten nach der Anmeldung steht dem Unternehmen das Grundgerüst der eigenen Verfahrensdokumentation zur Verfügung – via Internet bei einem der größten Biz Application Hoster Deutschlands. Keine Installation, keine neuen Lasten für die IT – sofort einsatzbereit.

Mit bis zu zehn verteilten Rollen kann kooperativ gearbeitet werden. Zeitersparnis gegenüber manuellen Verfahren oder vorgefertigten Textbausteinen: 80%-90%. Reporting in Word, Excel und XML; Archiv-CD-ROM zum Ende der Abrechnungsperiode. Die gesamte Leistung für eine moderate Jahresgebühr. Training auf Wunsch bei einigen etablierten Seminar- und Trainingsanbietern.

Das System brilliert mit einem absolut klaren und intuitiven Ansatz: Verfahrensdokumentation für jedermann verständlich. Mit einem ruhigen Gewissen in die Außenprüfung.

Mit einem Projektumfang von mehreren Monaten hat h&p Consulting, Spezialist für Compliancelösungen, drei große Verfahrensdokumentations-Projekte erfolgreich beendet.

Die Vorgaben waren entsprechend diffizil: Ein großes Universitätsklinikum, ein internationaler Hotelkonzern sowie eines der größten deutschen Kommunalunternehmen hatten h&p mit der Aufgabe betraut, den jeweiligen IT-Verbund, die Organisation, die Daten-Objekte, Geschäftsvorfälle, IT-Ereignisse und Leistungsprozesse zu beschreiben.

(22.01.2008) Im Auftrag dieser namhaften Unternehmen analysierte und dokumentierte h&p Consulting die gesamte Organisation (Abteilungen/Rollen/Personen), den IT-Verbund, die relevanten Datenobjekte (Stammdaten/Dokumente/Journale/Konten) sowie die notwendigen Geschäftsvorfälle, IT-Ereignisse und internen Leistungsprozesse mit der jeweiligen Verknüpfung der GP-Diagramme. Besonderen Wert wurde hierbei auch auf das IT-Management – durchgeführte IT-Aktionen von IT-Mitarbeitern; Planung von IT-Terminen für IT-Tasks des Management; Richtlinien für Benutzer und IT-Mitarbeiter – und die detaillierte Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) – Übersicht aller IKS-Berichtsarten (Klassen); IKS-Kalender für reguläre und nicht reguläre Ereignisse; Kurzbeschreibung aufgesetzter IKS-Projekte; Implementierte Instrumente (Kontrollen, Massnahme, Grundsätze etc.) – gelegt. Mit Beendigung der Projekte wurde den Unternehmen ein System hinterlassen, dass jeden Wirtschaftsprüfer bzw. Betriebsprüfer in die Lage versetzt, sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden, sich einen zuverlässigen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen. So wie es das Gesetz verlangt.