Die „Grundsätze ordnungsmäßiger dv-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) verlangen vom Buchführungspflichtigen eine umfangreiche „Verfahrensdokumentation“. Der Außenprüfer soll, so fordert es das Gesetz, mit dieser Dokumentation schnell ein umfassendes Bild der DV-Buchführung erhalten.

Wenige Minuten nach der Anmeldung steht dem Unternehmen das Grundgerüst der eigenen Verfahrensdokumentation zur Verfügung – via Internet bei einem der größten Biz Application Hoster Deutschlands. Keine Installation, keine neuen Lasten für die IT – sofort einsatzbereit.

Mit bis zu zehn verteilten Rollen kann kooperativ gearbeitet werden. Zeitersparnis gegenüber manuellen Verfahren oder vorgefertigten Textbausteinen: 80%-90%. Reporting in Word, Excel und XML; Archiv-CD-ROM zum Ende der Abrechnungsperiode. Die gesamte Leistung für eine moderate Jahresgebühr. Training auf Wunsch bei einigen etablierten Seminar- und Trainingsanbietern.

Das System brilliert mit einem absolut klaren und intuitiven Ansatz: Verfahrensdokumentation für jedermann verständlich. Mit einem ruhigen Gewissen in die Außenprüfung.

Mit einem Projektumfang von mehreren Monaten hat h&p Consulting, Spezialist für Compliancelösungen, drei große Verfahrensdokumentations-Projekte erfolgreich beendet.

Die Vorgaben waren entsprechend diffizil: Ein großes Universitätsklinikum, ein internationaler Hotelkonzern sowie eines der größten deutschen Kommunalunternehmen hatten h&p mit der Aufgabe betraut, den jeweiligen IT-Verbund, die Organisation, die Daten-Objekte, Geschäftsvorfälle, IT-Ereignisse und Leistungsprozesse zu beschreiben.

(22.01.2008) Im Auftrag dieser namhaften Unternehmen analysierte und dokumentierte h&p Consulting die gesamte Organisation (Abteilungen/Rollen/Personen), den IT-Verbund, die relevanten Datenobjekte (Stammdaten/Dokumente/Journale/Konten) sowie die notwendigen Geschäftsvorfälle, IT-Ereignisse und internen Leistungsprozesse mit der jeweiligen Verknüpfung der GP-Diagramme. Besonderen Wert wurde hierbei auch auf das IT-Management – durchgeführte IT-Aktionen von IT-Mitarbeitern; Planung von IT-Terminen für IT-Tasks des Management; Richtlinien für Benutzer und IT-Mitarbeiter – und die detaillierte Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) – Übersicht aller IKS-Berichtsarten (Klassen); IKS-Kalender für reguläre und nicht reguläre Ereignisse; Kurzbeschreibung aufgesetzter IKS-Projekte; Implementierte Instrumente (Kontrollen, Massnahme, Grundsätze etc.) – gelegt. Mit Beendigung der Projekte wurde den Unternehmen ein System hinterlassen, dass jeden Wirtschaftsprüfer bzw. Betriebsprüfer in die Lage versetzt, sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden, sich einen zuverlässigen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen. So wie es das Gesetz verlangt.

Mit den GDPdU kam es zu einer weiteren Forderung nach Transparenz der aufgezeichneten Daten bis hinunter zur feinsten Datenstruktur. Mit SOX (Sarbanes-Oxley) haben sogar die Amerikaner, wenn auch etwas spät und gezwungen durch white-color Delikte, die Notwendigkeit der Transparenz der Aufzeichnungen von Geschäftshandlungen erkannt. Für die Wertpapierhändler wird durch MiFID und TUG das Ganze noch nach innen und außen verschärft.

Transparenz heißt doch schließlich nichts anderes, als durch Dokumentation und Information Geschäftsereignisse, Sachverhalte und Aufzeichnungen durchschaubar zu machen; und plötzlich wird aus der meist–ignorierten Vorschrift zur Führung der „Verfahrensdokumentation“ ein ganz heißes Eisen. So heiß, dass es von den meisten Unternehmen gar nicht angefasst wird. Aber Vorsicht der Fiskus schläft nicht! Die BAFIN erst recht nicht.

Dokumentation ist scheinbar nicht neues – ein alter Hut?. Neu ist allerdings, dass eine vernünftige Dokumentation ein klares Bild der ständig sich ändernden Wirklichkeit liefern muss. Doch das geht nicht ohne ein Modell; dies geht nicht ohne ein intuitiv verständliches Modell, dass durch systemtechnische Unterstützung einen unmittelbaren Zugang ermöglicht. Die Zeiten, dass man dies in Lehmsteine ritzen konnte sind vorbei.

Auch für die Dokumentation braucht es ein unternehmensglobales Modell: Angefangen von der einfachsten Anwendung über die Darstellung von Prozessen bis zu IKS und Risikomanagement. Benötigt wird hierzu eine einzige Informationsplattform die es ermöglicht, dass Transparenz über die innere Ereigniswelt des Unternehmens hergestellt wird, damit die betroffenen Personengruppen wie Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer etc. das Testat bzw. die Betriebsprüfung ruhigen Gewissens absegnen können.

Wer die bestehenden und neuen Transparenzforderungen ignoriert oder unterschätzt, tappt unweigerlich in diese Gesetzesfalle – und das kann teuer werden! Wer nicht in diese Falle tappen will, sollte schleunigst nach passenden Lösungen Ausschau halten. Und wer trägt in ihrem Unternehmen die Verantwortung?